Ihana, kamala muutos – kolme vinkkiä

Pidin tällä viikolla viestinnän valmennuksia tai sparrauksia muutaman tunnin edestä. Nämä on aina mukavia sessioita kun pystyy laajentamaan osallistujien ajattelua tietyltä aihealueelta tai tuomaan uutta näkökulmaa johonkin teemaan.

Muutosviestintä on tärkeä taito. Maailma muuttuu nopeammin kuin koskaan ja yritykset pyrkivät pysymään kintereillä. Olipa kyse sitten pienemmästä toimintamallista tai isommasta koko organisaatiota järistelevästä muutoksesta, on viestintä sen tärkein työkalu. Ihmiset janoavat tietoa ja kuinkas muuten he sitä saisivat.

Miksi muutos epäonnistuu?

Jututtaessani erästä sparrausryhmää, kävi ilmi, että viestintää on tehty niin sanotusti on-the-go. Ei suunnitelmia eikä vaiheistuksia vaan viestitään vähän silloin ja tällöin kun ehditään. Ajanpuute onkin yksi yleisimmistä syistä miksi muutosviestintä ajaa ojaan. Usein käy myös niin, että aluksi pieneltä tuntuva muutosprojekti pullistuu matkalla ja lopputuloksena on aikasyöppö, johon ei ole osannut varautua.

Toinen yleinen syy on sitoutumattomuus. Johto ei sitoudu, esimiehet pakenevat ja henkilöstö ei osta ideaa. Siinä on muutosjohtajalla mukava soppa selviteltävänä, yksinäinen tie ja ylitsepääsemätön duuni. Omalla esimerkillä, innostuneisuudella ja hyvällä myyntipuheella voi kuitenkin saada porukat laivaan mukaan.

Miten sitten onnistua?

Onnistuminen on toki monen tekijän summa. Kun muutos on yleensä vaikuttamista; joko asenteisiin, ajatteluun tai toimintaan, vaatii se hyvää myyntipuhetta. Ja mikäpä olisikaan parempi työkalu kuin vanha kunnon hissipuhe. Muutosjohtajan on tärkeää myydä asiansa ja tuntea muutoksen perusteet, vaikutukset ja hyödyt läpikotaisin. Näistä kun muodostaa tiiviin hissipuheen, jota höystää omakohtaisella tarinalla, ollaan jo aika pitkällä.

Hissipuhe kannattaa harjoitella niin hyvin, ettei sanojaan tarvitse miettiä hetkeäkään. Hyvin harjoiteltu vastaus antaa erittäin itsevarman kuvan ja näin koko viesti on vakuuttavampi. Kuulijan silmissä muutosjohtaja näyttäytyy hyvin valmistautuneena, joka tekee vaikutuksen ja helpottaa lopulta muutoksen läpivientiä.

Toinen tärkeä työkalu on aikataulu. Ihmiset janoavat tietoa, tai vähintäänkin tietoa siitä, milloin saavat tietoa. Ilman suunnitelmaa viestintä on kuin juhannusaaton tikkakisa. Taulu on ripustettu mutta asiat lentävät yli ja ohi, hyvällä tuurilla jokin osuu maaliin.

Vähintäänkin karkea aikataulutus siitä mitä viestitään, milloin ja miten on tärkeää. Isommat muutoshankkeet kannattaa vaiheistaa, jolloin kokonaisuuden hallintakin helpottuu. Aikataulutus kannattaa myös reilusti kertoa muutoksen kohteena olevalle joukolle eikä jättää sitä vain oman kovalevyn koristeeksi.

Vielä yksi vinkki. Porukassa on aina joku sellainen, joka ei halua muuttua tai lähteä muutokseen mukaan. Näihin tilanteisiin kannattaa varautua ja miettiä, kuinka luovia kiperästä tilanteesta pois. On tärkeää huomioida näidenkin henkilöiden näkökulmat ja ajatukset mutta negatiivisiin asioihin ei kannata jäädä vellomaan. Varsinkin erilaisissa esiintymisissä näistä tilanteista kannattaa pyrkiä pian pois ja ottaa vaikka tapahtuman jälkeen hetki kyseisen henkilön kanssa kaksin ja käydä asia läpi. Negatiiviset ajatukset leviävät helposti eikä kukaan muutosjohtaja halua omaehtoisesti asettaa omalle polulle yhtään ylimääräistä estettä.

Muista siis ensi kerralla

1./ Varaa tarpeeksi aikaa muutoksen läpivientiin ja huomioi myös viestinnän tarve, sekin syö sinulta jonkin hetken. Muutoksilla on tapana paisua ja parempi tyhjätä kalenterista tarpeeksi tilaa. Tiedän, helpommin sanottu kuin tehty.

2./ Sitouta johto ja esimiehet. Myy heille asiasi ja varmista, ettet kulje matkaasi yksin. Tarvitset heitä parhaaseen lopputulokseen.

3./ Rakenna hissipuhe, selkiytä ajatuksesi ja kirjaa ylös muutoksesi perusteet, vaikutukset ja hyödyt. Rakenna niistä ja omakohtaisista kokemuksista tai mielenkiintoisista tarinoista vaikuttava tiivistys.

4./ Aikatauluta viestintä. Mieti milloin kerrot mitäkin ja missä. Näin olet valmistautunut ja minimoit yllätykset.

5./ Varaudu kiperiin tilanteisiin. Mieti ennalta kuinka huomioit ne, jotka eivät heti osta muutostasi jäämättä kuitenkaan tilanteeseen jumiin. Olet muutoslaivasi kapteeni ja tehtäväsi on navigoida alus selkeille vesille.